Aller au contenu
Chaque information à sa conversation
Dans un groupe unique, tout le monde reçoit tout, et plus personne ne lit rien. La messagerie s’organise donc autour de vos équipes réelles.
- Des conversations par rôle Les soignants entre eux, l’animation entre elle, la direction avec les responsables. Chacun reçoit ce qui le concerne, sans avoir à faire le tri.
- Ou des groupes que vous composez Pour un projet, un événement, une situation particulière. Vous réunissez les personnes concernées, quel que soit leur service.
- Et des échanges individuels Pour ce qui n’a pas à être dit devant tout le monde. Une transmission entre deux collègues reste entre eux.
Autre chose que du texte brut
Une consigne mal comprise se paye en allers-retours. La mise en forme et l’image font gagner du temps à tout le monde.
- Du texte mis en forme Une consigne en trois points se lit mieux qu’un paragraphe compact. Ce qui est important peut être mis en avant.
- Des photos Une installation à montrer, un document à transmettre, un aménagement de chambre à expliquer. Une image règle en une fois ce qu’un texte décrirait mal.
- Des messages vocaux Pratique en fin de service, quand écrire n’est pas envisageable et qu’il reste quelque chose à transmettre à l’équipe suivante.
Un canal clair avec les familles
Aujourd’hui, les familles appellent le secrétariat, envoient un mail à la direction, ou interpellent la première personne croisée dans le couloir. Rien de tout cela n’est tracé, et personne ne sait si la demande a été traitée.
Une conversation identifiée
Les échanges avec une famille se retrouvent au même endroit, avec leur historique. Un collègue qui reprend le dossier voit ce qui a déjà été dit.
Vous décidez qui répond
Le canal est rattaché à la structure, pas à une personne. Ce n’est pas au numéro personnel d’une aide-soignante que la famille écrit.
Sans être joignable en permanence
Ouvrir un canal ne veut pas dire répondre à toute heure. Les échanges se traitent sur le temps de travail, comme le reste.
L’expérience des structures équipées va plutôt dans le sens d’une baisse des sollicitations : quand les familles voient le programme, les menus et les photos, elles ont moins de raisons d’appeler pour demander comment s’est passée la journée.
Pourquoi pas un groupe sur les téléphones personnels
C’est la solution qui s’installe d’elle-même dans beaucoup d’équipes, parce qu’elle est gratuite et immédiate. Elle pose trois problèmes que la direction découvre en général au mauvais moment.
Vous maîtrisez les accès
Le gestionnaire ouvre et ferme les comptes. Quand un salarié quitte la structure, son accès est retiré et l’historique des échanges reste dans l’établissement. Sur un groupe personnel, il repart avec tout dans son téléphone.
Les données restent protégées
Des informations concernant des résidents circulent forcément dans ces échanges. Elles sont ici hébergées en France, dans le respect du RGPD, avec un contrat de sous-traitance où vous restez responsable de traitement.
Le professionnel reste séparé du personnel
Personne n’a à donner son numéro privé ni à recevoir des messages de service un dimanche soir dans le même fil que ses conversations de famille.
Ce n’est pas un outil de transmission de soin La messagerie sert à la coordination du quotidien et au lien avec les familles. Elle ne remplace pas votre dossier usager informatisé et n’a pas vocation à recevoir des transmissions ciblées ni des données médicales.